Das Telefon klingelt. Du bist auf der Baustelle. Trotzdem geht jemand ran.
Ein KI-Telefonassistent nimmt an, wenn du nicht kannst: fragt nach Anliegen und Rückrufnummer, beantwortet die einfachen Fragen, trägt Termine ein und leitet Dringendes weiter. Danach liegt die Zusammenfassung in deinem Postfach.
Was ein KI-Telefonassistent im Betriebsalltag übernimmt.
Nicht alles auf einmal. Die meisten Betriebe starten mit den ersten beiden Punkten und erweitern später.
Anruf annehmen, Anliegen erfassen
Name, Anliegen, Rückrufnummer, beste Zeit für den Rückruf. Freundlich, geduldig, auch beim zehnten Anruf am Tag.
Zusammenfassung ins Postfach
Nach jedem Gespräch eine kurze Notiz per E-Mail oder in deine Software. Du rufst zurück, wenn es passt — mit allen Infos vor dir.
Standardfragen beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt, „Machen Sie auch…?“, „Was kostet…?“ — Antworten, die du einmal hinterlegst.
Termine vereinbaren
Er sieht deine freien Zeiten, bietet sie an und trägt ein — in Google Kalender, Microsoft 365 oder dein Buchungssystem. Auf Wunsch nur als Vorschlag.
Dringendes weiterleiten
Wasserschaden, Notfall, Beschwerde: bei festgelegten Stichworten stellt er sofort zu dir oder zur Vertretung durch.
Ehrlich bleiben
Er stellt sich als digitaler Assistent deines Betriebs vor. Das ist rechtlich sauber — und Anrufer wollen ihr Anliegen loswerden, nicht rätseln.
So klingt es, wenn der Assistent rangeht.
Beispiel für einen Sanitärbetrieb. Wortlaut, Stimme und Regeln legen wir gemeinsam fest — der Assistent spricht so, wie es zu deinem Betrieb passt.
Was er nicht tut: Preise zusagen, die du nicht hinterlegt hast. Aufträge annehmen, die du nicht gesehen hast. Entscheidungen treffen, die ein Mensch treffen muss.
„Der Kunde, der nicht durchkommt, ruft nicht später noch einmal an. Er ruft den Nächsten an.“
Michael Hanßen, Niederrhein.ai — aus fast zehn Jahren mit eigenen Betrieben, in denen genau das passiert ist.Für Betriebe, in denen gearbeitet wird, während das Telefon klingelt.
Handwerksbetriebe
Auf der Baustelle geht keiner ran. Der Assistent nimmt Anfragen auf, sortiert Notfälle aus und füllt den Kalender mit Besichtigungsterminen.
Praxen
Am Tresen steht ein Patient, gleichzeitig klingelt es dreimal. Der Assistent erfasst das Anliegen, bietet freie Termine an und entlastet die Anmeldung.
Gastronomie
Im Service klingelt das Telefon zur schlechtesten Zeit. Reservierungen, Öffnungszeiten, „Habt ihr noch Platz für acht?“ — geklärt, ohne den Gast am Tisch stehen zu lassen.
Dienstleister ohne Sekretariat
Berater, Makler, Kanzleien, Pflegedienste: Wer allein oder zu zweit arbeitet, kann nicht jedes Gespräch unterbrechen — und will trotzdem keinen Anruf verlieren.
In vier Schritten ans Telefon.
Erstgespräch — kostenlos
Wie viele Anrufe gehen verloren, was wird meistens gefragt, was muss sofort zu dir? Daraus ergibt sich der Umfang.
Angebot
Individuell und schriftlich: einmalige Einrichtung plus laufende Kosten für Telefonie und KI. Ohne Kleingedrucktes.
Einrichten und probehören
Wir hinterlegen Begrüßung, Antworten und Regeln. Du rufst selbst an und hörst, wie es klingt — bevor ein Kunde es hört.
Live, erst als Vertretung
Der Assistent geht zunächst nur ran, wenn du nicht annimmst. Wenn du willst, übernimmt er später mehr.
Umfang. Nur Anrufannahme mit Rückrufnotiz — oder zusätzlich Terminbuchung, Weiterleitung und Anbindung an deine Software? Das entscheidet über den Preis. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir es, danach kommt ein schriftliches Angebot.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten.
Was macht ein KI-Telefonassistent?
Er nimmt den Anruf an, wenn bei dir niemand rangehen kann, stellt sich mit dem Namen deines Betriebs vor, fragt nach Anliegen und Rückrufnummer, beantwortet einfache Fragen wie Öffnungszeiten oder Anfahrt, vereinbart auf Wunsch einen Termin im Kalender und schickt dir danach eine Zusammenfassung. Dringende Anrufe leitet er an eine Nummer deiner Wahl weiter.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Die Stimme klingt natürlich, aber wir empfehlen, es zu sagen: Der Assistent stellt sich als digitaler Assistent des Betriebs vor. Das ist ehrlich, rechtlich sauber und stört niemanden — Anrufer wollen ihr Anliegen loswerden, nicht rätseln.
Für welche Betriebe lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Überall, wo Anrufe verloren gehen, weil gerade gearbeitet wird: Handwerksbetriebe auf der Baustelle, Praxen mit besetztem Tresen, Gastronomie im Service, Dienstleister ohne Sekretariat. Wer mehr als ein paar Anrufe pro Tag verpasst, spart schnell mehr, als der Assistent kostet.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt vom Umfang ab: nur Anrufannahme mit Rückrufnotiz, oder zusätzlich Terminbuchung im Kalender, Weiterleitung und Anbindung an deine Software. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was du brauchst, und machen ein individuelles Angebot — einmalige Einrichtung plus laufende Kosten für Telefonie und KI.
Kann der Assistent Termine in meinen Kalender eintragen?
Ja. Er sieht deine freien Zeiten, bietet sie an und trägt den Termin ein — in Google Kalender, Microsoft 365 oder ein Buchungssystem. Wenn du lieber selbst bestätigen willst, legt er den Termin nur als Vorschlag an.
Was passiert bei Notfällen oder Beschwerden?
Dafür legen wir Regeln fest: Bestimmte Stichworte oder ein erkannt dringendes Anliegen führen zur sofortigen Weiterleitung an dein Handy oder eine Vertretung. Der Assistent entscheidet nichts, was ein Mensch entscheiden muss.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn es richtig eingerichtet ist: Hinweis zu Beginn des Gesprächs, Verarbeitung auf europäischen Servern, keine Aufzeichnung ohne Grund, Löschfristen. Das richten wir mit ein und dokumentieren es — für dich und für den EU AI Act.
Wie schnell ist der Assistent einsatzbereit?
Die Grundversion — Anrufannahme, Anliegen erfassen, Zusammenfassung per E-Mail — steht meist innerhalb weniger Tage. Terminbuchung und Anbindung an deine Software dauern je nach System ein bis zwei Wochen länger.
Wenn das Telefon geregelt ist, kommt meist der Schreibtisch.
Wie viele Anrufe gehen bei dir pro Woche verloren?
Wenn du die Zahl nicht kennst, ist das schon die Antwort. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich ein Assistent für dich lohnt.