Ein KI-Agent arbeitet den Stapel ab. Du gibst frei.
Rechnungen auslesen, Anfragen beantworten, Angebote vorbereiten, Antworten aus den eigenen Unterlagen finden. Arbeitsabläufe, die jede Woche gleich laufen, übernimmt ab jetzt ein Werkzeug — und legt dir das Ergebnis zur Freigabe vor.
Was ein KI-Agent ist — und was ihn von ChatGPT unterscheidet.
ChatGPT wartet auf eine Frage und schreibt eine Antwort. Ein KI-Agent bekommt eine Aufgabe und arbeitet sie ab — Schritt für Schritt, mit Zugriff auf deine Postfächer, Ordner und Listen.
Ein Beispiel: Jeden Morgen liegen zwanzig Rechnungen im Postfach, jede in einem anderen Layout. Der Agent öffnet sie, liest Betrag, Lieferant und Fälligkeit aus, vergleicht mit der Bestellung, sortiert nach Kostenstelle und legt dir eine Liste vor. Du schaust drüber, klickst frei — fertig. Was früher eine Stunde war, sind fünf Minuten Prüfen.
Das ist der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Die braucht feste Regeln und identische Formulare. KI versteht den Inhalt, auch wenn jeder Lieferant es anders macht.
Diese Abläufe übernehmen KI-Agenten in kleinen Betrieben.
Jeder Punkt ist ein eigener Agent. Man fängt mit einem an — dem, der am meisten nervt.
Rechnungsverarbeitung mit KI
Eingangsrechnungen auslesen, mit Bestellungen abgleichen, nach Kostenstelle sortieren und für die Buchhaltung aufbereiten. Der Steuerberater bekommt saubere Daten statt einen Stapel.
E-Mails automatisch beantworten
Anfragen erkennen, nach Dringlichkeit sortieren, für Standardfälle einen fertigen Entwurf schreiben. Du liest, änderst ein Wort, schickst ab.
Angebotserstellung automatisieren
Aus Stichworten, Aufmaß oder Fotos entsteht ein vollständiges Angebot mit deinen Positionen und Preisen. Du prüfst die Zahlen, nicht die Formulierung.
KI-Dokumentenverarbeitung
Verträge, Lieferscheine, Formulare, Ausschreibungen: lesen, das Wichtige herausziehen, in deine Liste eintragen. Auch bei hunderten Seiten.
Interner KI-Assistent mit eigenen Daten
„Was haben wir dem Kunden 2024 angeboten?“ — die Antwort kommt aus deinen Unterlagen, nicht aus dem Internet. Für das Team, das sonst suchen müsste.
Anrufe annehmen und Termine eintragen
Wenn keiner rangehen kann, nimmt ein KI-Telefonassistent den Anruf an, erfasst das Anliegen und bietet freie Termine an.
Berichte fürs Amtsgericht — die Vorarbeit macht der Agent.
Ein Berufsbetreuer aus der Region muss regelmäßig Berichte und Rechnungslegungen einreichen. Kontoauszüge, Belege, Fristen — jedes Mal dieselbe Zuarbeit.
Heute liest ein Werkzeug die Unterlagen ein, ordnet Belege den Buchungen zu und füllt den Bericht vor. Geprüft, angepasst und unterschrieben wird von ihm. Sein Fazit bei Google: „Hat mir im Büroalltag wirklich geholfen und spart mir jede Woche ein paar Stunden.“
Mehr Beispiele — für Handwerk, Makler, Kanzlei, Praxis, Gastronomie, Landwirtschaft — findest du auf der Seite mit unseren Lösungen.
„Ein guter KI-Agent ersetzt nicht den Mitarbeiter. Er ersetzt die Stunde, in der der Mitarbeiter abtippt, statt zu arbeiten.“
Michael Hanßen, Niederrhein.aiErst ein Ablauf. Dann der nächste.
Erstgespräch — kostenlos
Du zeigst uns den Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Wir sagen, ob sich ein Agent dafür lohnt.
Angebot
Individuell, schriftlich, mit klarem Umfang: welcher Ablauf, welche Daten, welche Freigabe.
Bauen und testen
Der Agent läuft zunächst mit echten Fällen aus der Vergangenheit — du siehst, was er tut, bevor er es live tut.
Live mit Freigabe
Ab jetzt arbeitet er den Stapel ab. Du prüfst und gibst frei. Nach ein paar Wochen justieren wir gemeinsam nach.
Wir bauen keinen Agenten, der ohne Freigabe nach außen handelt — keine Mail, die ungeprüft rausgeht, keine Zahlung, die keiner gesehen hat. Das ist keine Vorsicht, das ist die Bedingung, unter der so etwas im Betrieb funktioniert.
im Haus. Wenn du es willst: lokal auf deinem Rechner oder auf europäischen Servern. Welche Daten wohin gehen, steht vorher schriftlich fest — verständlich für jeden im Team.
DSGVO-konforme KI für Unternehmen — ohne Fachchinesisch.
Jeder Agent bekommt eine kurze KI-Richtlinie: welche Daten er sehen darf, was er tun darf, wer freigibt. Das ist gleichzeitig das, was der EU AI Act von Betrieben verlangt.
Wer im Betrieb mit KI arbeitet, braucht seit Februar 2025 eine Schulung nach Artikel 4 EU AI Act. Die machen wir gleich mit — als KI-Schulung für Mitarbeiter mit Schwerpunkt Microsoft Copilot und sichere Dateneingabe.
Häufige Fragen zu KI-Automatisierung.
Was ist ein KI-Agent für Unternehmen?
Ein KI-Agent ist ein Werkzeug, das einen ganzen Arbeitsablauf übernimmt statt nur einen Text zu schreiben: Er liest die Rechnung, prüft sie gegen die Bestellung, trägt die Daten ein und legt dir den Fall zur Freigabe vor. Anders als ein Chatbot wartet er nicht auf Fragen, sondern arbeitet den Stapel ab.
Was unterscheidet KI-Automatisierung von klassischer Automatisierung?
Klassische Automatisierung braucht feste Regeln: Feld A steht immer an derselben Stelle. KI-Automatisierung versteht den Inhalt — sie erkennt eine Rechnung auch, wenn jeder Lieferant ein anderes Layout hat, und eine dringende E-Mail auch ohne das Wort „dringend“.
Welche Arbeitsabläufe lassen sich mit KI automatisieren?
Am häufigsten: Rechnungen und Belege auslesen und vorsortieren, E-Mail-Anfragen mit einem Entwurf beantworten, Angebote aus Stichworten vorbereiten, Berichte und Anträge aus vorhandenen Daten füllen, Antworten aus den eigenen Unterlagen finden, Anrufe annehmen und Termine eintragen.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie oft die Aufgabe vorkommt und wie viele Schritte sie hat. Das Erstgespräch ist kostenlos; danach bekommst du ein individuelles Angebot. Wenn sich der Aufwand nicht rechnet, sagen wir das vorher.
Bleiben meine Daten im Haus?
Wenn du das willst, ja. Für Betriebe mit sensiblen Unterlagen bauen wir Lösungen, die lokal oder auf europäischen Servern laufen. Welche Daten wohin gehen, legen wir vorher schriftlich fest — das ist auch Teil des EU AI Act.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Der KI-Agent arbeitet neben dem, was du schon hast — Outlook, DATEV-Export, Handwerkersoftware, Excel. Kein Umstieg, keine Datenwanderung.
Wer prüft die Ergebnisse?
Immer ein Mensch in deinem Betrieb. Der Agent bereitet vor, sortiert und schlägt vor. Freigegeben wird von dir. Ein Werkzeug, das ohne Freigabe nach außen handelt, bauen wir nicht.
Wie lange dauert es, bis ein KI-Agent läuft?
Ein einzelner Arbeitsablauf — etwa Rechnungen vorsortieren — läuft meist nach zwei bis vier Wochen. Danach schauen wir gemeinsam auf die echten Fälle und justieren nach.
Drei Seiten, die oft als Nächstes gelesen werden.
Welcher Stapel wäre es bei dir?
Ein Satz reicht. Wir sagen dir im kostenlosen Erstgespräch, ob sich ein KI-Agent dafür lohnt — und wenn nicht, sagen wir auch das.